Prospera MundiTechnologie
Werkzeuge sind ein Nachweis, keine Dekoration
Fast jedes Buchhaltungsbüro bezeichnet sich heute als digital. Wir zeigen lieber, welche Systeme wir tatsächlich nutzen und was sie für den Mandanten verändern – denn Technologie ist Teil unseres Arbeitsmodells und keine Marketingkategorie.
Minimax – Ihre Bücher, Ihr Zugriff
Wir führen die Bücher unserer Mandanten in Minimax, derselben Umgebung, in der Sie Rechnungen ausstellen, E-Rechnungen empfangen und freigeben sowie die zugrunde liegenden Belege einsehen können.
Rechnungen und E-Rechnungen
Ein einheitlicher Ablauf, vorbereitet auf die Fiskalisierung 2.0, ohne Rechnungen in voneinander getrennten Dokumenten zu erstellen.
Ein einziges Belegarchiv
Die Originalbelege bleiben im Buchhaltungsablauf verfügbar, statt durch Ordner, private Postfächer und USB-Sticks zu wandern.
Automatischer Bankdatenfluss
Wo dies unterstützt und vereinbart ist, gelangen Kontoauszüge automatisch in den Prozess, sodass die Routineverarbeitung nicht von manueller Weiterleitung abhängt.
Seit dem 1. Januar 2026 erstreckt sich der kroatische Rahmen für Fiskalisierung und E-Rechnungen auf weitere Umsätze und Unternehmen. Das eingesetzte System muss die jeweils geltende Pflicht unterstützen.
Unser eigenes CRM – Fristen leben nicht im Gedächtnis einzelner Personen
Fristen werden überwacht
MwSt., JOPPD (die kroatische Meldung für Lohn- und sonstige Einkünfte), PO-SD (die Jahresmeldung des pauschalbesteuerten obrt), Lohnabrechnung und mandantenspezifische wiederkehrende Aufgaben werden in einem System geführt, nicht an einem Wandkalender.
Der Verlauf an einem Ort
Was vereinbart, gesendet, empfangen und noch erwartet wird, lässt sich finden, ohne einen Vorgang aus mehreren E-Mail-Verläufen rekonstruieren zu müssen.
Um unseren Prozess herum gebaut
Das CRM folgt der Art, wie unser Team tatsächlich mit Mandanten arbeitet, einschließlich Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Übergaben.
Zur Klarstellung: Das CRM ist unser internes Werkzeug, und Mandanten melden sich derzeit nicht darin an. Was Sie heute erhalten, sind Berichte, eine frühzeitige Ankündigung von Fristen und eine Antwort innerhalb eines Arbeitstages.
Management-Reporting
KI-gestützte Geschäftsanalyse – Zahlen, die erklären, was sich verändert
Unser Monatsbericht geht über „Summen- und Saldenliste anbei“ hinaus. Er verbindet Umsatz, Kosten, Liquidität und Trends mit einer Erklärung, was sie für Ihre Entscheidungen bedeuten. Das Format wird an die Tätigkeit angepasst, denn ein Bauunternehmen, eine Klinik und ein IT-Unternehmen brauchen nicht dieselben Kennzahlen.
Tiefe und Format vereinbaren wir nach der Größe des Unternehmens und den Informationen, die die Geschäftsleitung tatsächlich benötigt. Das vollständige Beispiel unten verwendet fiktive Beträge und ein fiktives Geschäftsszenario.
Quartalsdurchschnitt 72.900 € · dieser Monat 6 % darunter
Der Rückgang wirkt saisonal und ist für sich genommen kein Alarmsignal. Entscheidend ist, dass die Fixkosten nicht mit dem Umsatz gesunken sind.
Quartal · ▲ 11 % in drei Monaten · Anteil am Umsatz 31 % → 36 %
Miete, Löhne der Verwaltung, Nebenkosten und Software sind den dritten Monat in Folge gestiegen, während der Umsatz gesunken ist. Dieses Missverhältnis ist in einer Summen- und Saldenliste schwer zu erkennen, hier aber sofort sichtbar.
Quartalsdurchschnitt 22 %
Die Preise wurden nicht gesenkt, die Veränderung liegt also bei den Umsatzkosten: Einkaufspreise, Rabatte oder Produktmix. Die Fixkosten sind hier nicht die Ursache – sie liegen außerhalb der Bruttomarge (siehe 06) –, doch eine niedrigere Marge macht es schwieriger, sie zu decken.
Quartal · durchschnittliche Einzugsdauer 39 → 47 Tage
Die beiden größten Kunden sind im Zahlungsverzug. Mehr als die Hälfte eines Monatsumsatzes ist derzeit bei Kunden gebunden, statt das Unternehmen zu finanzieren.
Quartal · Fixkostendeckung 28 → 16 Tage
Der aktuelle Saldo deckt etwa 16 Tage Fixkosten, verglichen mit einem Quartalsdurchschnitt von 28 Tagen. Deshalb wird der Bericht jeden Monat gelesen und nicht erst zum Jahresende.
06 · Fixkostenstruktur – 24.700 €
Drei Kategorien machen 85 % der Fixkosten aus. Die Überprüfung beginnt bei Räumlichkeiten, Leasing und Lohnstruktur, nicht beim Büropapier.
07 · Umsatz nach Kunden – 68.400 €
Zwei Kunden erwirtschaften 58 % des Umsatzes und sind zugleich die beiden, die verspätet zahlen. Die Konzentration allein ist nicht unbedingt das Risiko; das Risiko ist Konzentration in Verbindung mit Zahlungsverzug.
08 · Altersstruktur der Forderungen – 41.200 €
Ein Fünftel der Forderungen ist mehr als 30 Tage überfällig: 8.500 € bei zwei Kunden. Damit wird aus einem allgemeinen „Inkassoproblem“ eine konkrete Liste von Maßnahmen.
09 · Bruttomarge – die letzten sechs Monate
Sechs Monate und sechs Stufen nach unten. Bei diesem Umsatz bedeutet ein Rückgang um sechs Prozentpunkte rund 4.100 € weniger pro Monat zur Deckung der Fixkosten.
10 · Operativer Cashflow – Einzahlungen abzüglich Auszahlungen
Die Entwicklung hat sich seit sechs Monaten abgeschwächt und ist im Juli unter null gefallen. Ein negativer Monat ist nicht die ganze Geschichte; die anhaltende Richtung ist das Signal für die Geschäftsleitung.
11 · Fixkostendeckung – Tage Liquiditätsreserve
Eine bis Juni auf 30 Tage aufgebaute Reserve ist in zwei Monaten auf 16 Tage gesunken. Diese Grafik verhindert, dass ein guter Kontostand einen sich verschlechternden monatlichen Trend verdeckt.
Reporting im Format der Muttergesellschaft
Für kroatische Tochtergesellschaften und Zweigniederlassungen kann das monatliche Paket auf den Konzernkontenplan, die Vorlage der Muttergesellschaft, deren Sprache und Berichtskalender abgebildet werden. Wo eine Tabellenkalkulation nicht ausreicht, können wir gesondert einen Datenaustausch mit dem ERP der Gruppe und anderen Geschäftssystemen konzipieren.
Konzernreporting und Integrationen im Detail →Vertraulichkeit und Zugriff
Wer die Daten sieht
Nur das Team, das an den Unterlagen des Mandanten arbeitet, mit namentlich zugewiesenem Zugriff je nach Aufgabe.
Wo sie liegen
In den Systemen, in denen sie verarbeitet werden, etwa Minimax und unserem CRM – nicht in persönlichen Postfächern oder auf Wechseldatenträgern.
Aufbewahrung
Buchhaltungsunterlagen werden für die Fristen aufbewahrt, die die geltenden Vorschriften verlangen. Siehe unsere Datenschutzhinweise.
Würde diese Arbeitsweise zu Ihrem Unternehmen passen?
In einem kostenlosen Einführungsgespräch von 15–30 Minuten zeigen wir Ihnen, welche Teile für Ihre Größe relevant sind und welche überflüssig wären.
Anfrage senden